סדר וארגון במשרד - כך תייעלו את סביבת העבודה שלכם

למה חשוב לשמור על סביבת עבודה מאורגנת

לעבודה בסביבה מאורגנת יש כמה יתרונות התורמים לביצועים טובים יותר בעבודה ולהרגשה הכללית:

עבודה הרבה יותר פרודוקטיבית - משרד מאורגן יחסוך לכם את הזמן שתשקיעו בחיפוש מסמכים, כלים או מידע שאתם יודעים שיש לכם אך לא מצליחים למצוא כי עבדתם מבולגן. 

מורידים את רמת הלחץ - עומס עלול לגרום ללחץ נפשי. אם תארגנו את סביבת העבודה תהיו יותר בשליטה והרבה יותר רגועים וזה יעזור לכם להיות יותר מפוקסים. 

תוצאות טובות יותר - משרד מאורגן מקרין תדמית מקצועית לסביבה שלכם - ללקוחות, מבקרים וקולגות לעבודה. זה מראה שאתם מעריכים את מקום העבודה שלכם ולוקחים אותה ברצינות ובצורה אחראית. 

ניהול זמן = ייעול זמן - סדר וארגון יעזור לכם לתעדף משימות ולנהל את הזמן שלכם בצורה יותר יעילה. הידיעה היכן כל דבר נמצא וסביבת עבודה ברורה תעזור לכם לעקוב אחר לוח זמנים.

שמירה על הבריאות ומניעת תאונות - ידוע שתאונות בסביבת עבודה עלולות לקרות. משרד מסודר מפחית את הסיכון לתאונות. לדוגמא לעלות על כיסא כדי להוריד קלסר זה מסוכן ועלולים ליפול ממנו ולהיפצע, עדיף לאחסן בגובה נמוך כך שיהיה לכם נוח להגיע אליו.

טיפים לייעול וארגון המשרד

נקו את אזור העבודה שלכם באופן קבוע - פעמים רבות יש לנו דברים שאנו פשוט שומרים באותו רגע אבל לא באמת נצטרך אותם לאורך זמן. אם תפטרו מהציוד המיותר הזה, זה יחסוך לכם אנרגיות מבוזבזות וישאיר לכם מקום לציוד שאתם באמת צריכים. כל כמה חודשים, בידקו את המגירות שלכם, מה אתם צריכים ומה ניתן להשליך או למחזר. הדבר חל כמובן הן על פריטים פיזיים והן על קבצים דיגיטליים שגם הם לוקחים לכם מקום אחסון. נייר עם מידע רגיש אל תשליכו לפח איך שהוא, השתמשו ב-גורס נייר על מנת לשמור על סודיות במקום העבודה שלכם.

ארגנו את הכל בתיקיות - אנו ממליצים לעבור לדיגיטל, אך אם אתם בכל זאת צריכים לשמור מידע על ניירות, השתמשו בתיקיות וקלסרים כדי לארגן ולמיין את הניירת, תוכלו להשתמש למשל במדפסת מדבקות כדי לקטלג סוגים שונים של מידע שאתם רוצים לשמור ולארגן בצורה מסוימת. במידה ואתם עובדים על ענן דיגיטלי, ארגנו את המידע בתיקיות עם שמות ותגיות כדי לשמור על מסמכים חשובים נגישים בקלות. ניתן גם לבחור בצבעים שונים לכל תיקייה כדי שיהיה לכם קל להבחין בהם.

סדרו את שולחן העבודה שלכם - הסתכלו על שולחן העבודה שלכם - האם הוא מסודר ומאורגן? אנו ממליצים לכם להניח רק את הפריטים הכי נחוצים על שולחן העבודה. אם יש לכם הרבה ציוד, השתמשו במארגנים, מגשים ומכלים לאחסון עטים, ניירות ופריטים קטנים אחרים. שולחן עבודה מסודר יעזור לכם לשמור על מיקוד ומפחית הסחות דעת.

השתמשו במה שיש לטכנולוגיה לתת - אל תחששו לנסות להשתמש בטכנולוגיה כדי להפחית את השימוש בנייר ולארגן קבצים דיגיטליים. אחסון בענן, כלים לניהול פרויקטים ולוחות שנה דיגיטליים יעזרו לכם באופן משמעותי במעקב יעיל אחר משימות ומסמכים.

סדרו את הרהיטים בצורה נוחה - סדרו את הרהיטים כך שהתנועה החלל תהיה קלה ונגישה. ודאו כי הפריטים הנמצאים בשימוש תכוף נמצאים בהישג יד. קנו לכם כיסא ארגונומי ונוח ושולחן עבודה בהתאם לסטנדרטים של הגובה המומלץ ובגודל המתאים למה שאתם צריכים שיהיה עליו ביומיום.

התאמה אישית ועיצוב נעים - המשרד הוא המקום בו אנו מבלים זמן רב מהיום שלנו, לכן התאמה אישית חשובה, זה יגרום לכם להרגיש טוב יותר, יותר שייכים. בהקשר לכך, חשוב לשמור על מינימליזם כדי למנוע עומס גירויים. בחרו כמה פריטים משמעותיים שמעוררים בכם השראה ומוטיבציה. צמחים למשל ידועים מעוררי מוטיבציה ורוגע וטוב שיהיה לכם בסביבת העבודה שלכם כמה צמחים.

שמרו על סדר דיגיטלי קבוע - ארגנו את שולחן העבודה של המחשב שלכם ואת תיבת הדואר הנכנס שלכם. השתמשו בתיקיות, תוויות ותחזוקה שוטפת כדי למנוע עומס דיגיטלי והאטה של המחשב. בטלו את המנוי לרשימות דוא"ל מיותרות כדי להפחית את העומס בתיבת הדואר הנכנס. כשאתם עובדים על המחשב השתדלו שלא לפתוח מיליון טאבים של אינטרנט, זה גורם לעומס מחשבתי ומפריע לעבוד ביעילות.

קבעו לעצמכם שגרה יומית - קבעו שגרות לארגון סביבת העבודה שלכם. הקדישו כמה דקות בתחילה או בסוף כל יום לסידור שולחן העבודה שלכם, ניקוי שלו ולארגון המשימות שלכם ליום המחרת.

עודדו שיתוף של המלצות וטיפים לייעול העבודה בתוך הצוות שלכם - אם אתם חלק מצוות בעבודה שלכם, שתפו טיפים לארגון ושמירה על סביבה נוחה ומאורגנת יותר, אתם תופתעו לגלות שיטות חדשות שעובדות עבור קולגות שלכם ולא חשבתם עליהם לפני כן.

משרד מאורגן הוא הרבה יותר מסתם חלל שנראה טוב, זהו בסיס לסביבת עבודה פרודוקטיבית, יעילה ללא מתחים. אם תבינו את החשיבות ותיישמו את אסטרטגיות הארגון הפשוטות שהבאנו לכם פה, תוכל להפוך את סביבת העבודה שלכם לאזור נעים שיעיר בכם יצירתיות, יעילות ומקצועיות. בין אם ברמה האישית ובין אם במסגרת הפריסה הרחבה יותר של המשרד, ארגון הוא המפתח לייעול תהליכי העבודה ולהשגת תוצאות טובות יותר.

אנו מקווים שעזרנו לכם! צוות Jetcopy פה בשבילכם במידה ואתם צריכים לרכוש פתרונות טכנולוגיים לייעול העבודה שלכם במשרד!